Để có sự thống nhất mẫu biểu thanh toán giữa các khoa trong toàn trường. Nay phòng TC-KT cung cấp một số mẫu biểu cơ bản trong hồ sơ thanh toán mà Khoa và Bộ môn hay thực hiện.

I. Mẫu biểu chung áp dụng cho các hồ sơ thanh toán (Tải file mẫu kèm theo)

1. Giấy đề nghị thanh toán (Theo sheet mẫu 1, 2, 3 hay đơn vị tự tạo nhưng đảm bảo đầy đủ nội dung theo sheet mẫu 1)

2. Bảng tổng hợp trong, ngoài trường (Bảng tổng hợp trong trường tập hợp danh sách người nhận tiền là CB-CNV, Bảng tổng hợp ngoài trường tập hợp danh sách người nhận tiền không phải là CB-CNV như thỉnh giảng, cán bộ công ty, ..).

II. Các bảng biểu, chứng từ chi tiết kèm theo giấy đề nghị thanh toán và bảng tổng hợp.

Tùy theo mỗi hồ sơ thanh toán mà yêu cầu chứng từ chi tiết kèm theo gồm những gì. Nhưng phải đảm bảo nguyên tắc các chứng từ hồ sơ chi tiết kèm theo minh chứng rõ ràng các số liệu, thông tin trên giấy đề nghị thanh toán và bảng tổng hợp. Dưới đây là một số gợi ý về chứng từ chi tiết kèm theo trong hồ sơ thanh toán cụ thể:

1. Thanh toán CBHD và GV liên hệ tham quan, thực tập doanh nghiệp

- Kế hoạch được Giám hiệu duyệt hay chương trình tham quan doanh nghiệp có xác nhận của doanh nghiệp.

- Bảng điểm tham quan, thực tập doanh nghiệp theo lớp.

2. Thanh toán ôn thi, ra đề thi, coi thi và chấm thi tốt nghiệp

- Bảng tính tiền chi tiết từng khoản chi theo lớp.

- Kế hoạch hay lịch ôn, thi tốt nghiệp.

- Bảng điểm thi tốt nghiệp theo lớp.

3. Thanh toán chấm đồ án tốt nghiệp

- Bảng thống kê chi tiết đề tài Đồ án tốt nghiệp.

- Bảng điểm Đồ án tốt nghiệp theo lớp.

4. Thanh toán công tác chấm thi, nhập điểm thi lần 2

- Bảng thống kê thu và chi theo các khoản mục (Số SV đóng tiền thi lại, số tiền thu được, chi coi thi, chấm bài nhập điểm, soạn đề, quản lý khoa, BM và phòng TC-KT).

- Bảng thống kê số lượng SV thi lại theo từng lớp ứng với mỗi học phần.

Lưu ý: Hồ sơ thanh toán khác, Khoa, Bộ môn liên hệ Phòng TC-KT để được hướng dẫn cụ thể.